Dipendenti in bagno? Non serve l’ok dell’azienda Garante Privacy , prescrizione 24.02.2010
Obbligare un dipendente alla richiesta di autorizzazione scritta per
andare in bagno costituisce violazione della privacy ed è, altresì,
lesivo del diritto alla riservatezza del lavoratore.
Lo ha definitivamente stabilito il Garante della privacy nel provvedimento 24 febbraio 2010 con il quale lo stesso ha vietato le autorizzazioni scritte del datore di lavoro per assenze momentanee dal lavoro,
giudicando illecito il trattamento dei dati effettuato con simili
modalità da parte di una azienda nei confronti dei propri dipendenti.
Il
tutto nasceva dal fatto che, per monitorare l’allontanamento degli
addetti ad una catena di montaggio, una società aveva “imposto” ai
propri dipendenti di compilare idonei tagliandi di carta sui quali
indicare nominativo, reparto di appartenenza, orario e motivazione
dell’assenza.
Tali “richieste di assenze”, pur
rimanendo nella effettiva disponibilità dei dipendenti, dovevano, in
ogni caso, essere controfirmati e autorizzati dal capo reparto, e,
quindi, dallo stesso conosciute.
La questione
veniva spostata (grazie all’intervento della stampa) all’attenzione del
Garante della privacy, a cui la società “incriminata” aveva precisato
che tutte quelle informazioni raccolte sui propri dipendenti non
venivano registrate né tanto meno conservate, non effettuando,
pertanto, nessun trattamento di dati personali.
L’uso
di tali permessi era stato “solo” una conseguenza di una non corretta
interpretazione delle disposizioni impartite dalla direzione dello
stabilimento e l’azienda aveva già provveduto alla eliminazione con il
successivo richiamo dei capo reparto delle singole unità.
Secondo l’azienda, infatti, quella “richiesta scritta di autorizzazione” costituiva “titolo
valido per il lavoratore per dimostrare che il proprio allontanamento è
avvenuto nel rispetto delle procedure aziendali, con la debita
segnalazione al proprio capo…”
Il Garante ha
stabilito che quella “raccolta di informazioni” fatta dalla società,
rappresenta a tutti gli effetti un trattamento di dati personali, anche
se informazioni non trattenute o archiviate.
Una
simile modalità organizzativa (autorizzazione scritta!!!), precisa il
garante, non tiene in debita considerazione il principio di necessità ex
articolo 3 del Codice, il quale impone la minimizzazione dei dati
personali (oggetto di trattamento) nel caso in cui le finalità possano
essere ugualmente perseguite tramite il ricorso a mezzi e misure di
maggiore garanzia per gli interessati (come ad esempio una richiesta in
forma orale resa ai propri capo reparto responsabili di unità dai
dipendenti, già tenuti ad operare secondo il criterio di correttezza e
buona fede ex artt. 1175 e 1375 c.c.).
Ancora secondo il Garante “La
modalità di trattamento, oltre che sproporzionata rispetto alle
finalità per le quali veniva svolta, risultava peraltro lesiva della
dignità dei lavoratori anche in considerazione del potenziale
condizionamento della libertà di movimento che ne conseguiva”.
La
sopra citata Autorità, quindi, ha vietato l’uso dei permessi,
prescrivendo all’azienda di predisporre nuove modalità di comunicazione
degli allontanamenti dei dipendenti.
Secondo quanto precisato dal provvedimento del garante, infatti, l’acquisizione (tramite compilazione dei tagliandi scritti) di dati personali relativi alle necessità “fisiologiche” dei lavoratori risulta contraria all’art. 2 del Codice, secondo cui “il
trattamento dei dati personali deve essere effettuato nel rispetto dei
diritti, delle libertà fondamentali e della dignità degli interessati”.
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI, PRESCRIZIONE 24 febbraio 2010
In bagno senza il permesso dell’azienda.
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In
data odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del
dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan
e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De
Paoli, segretario generale reggente;
VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);
VISTE
le notizie di stampa relative a presunti illeciti trattamenti di dati
personali svolti da Sistemi Sospensioni S.p.A. presso il proprio
stabilimento di Sulmona;
ESAMINATA la documentazione acquisita agli atti;
VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale reggente ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
RELATORE il dott. Giuseppe Fortunato;
PREMESSO
1. Trattamento di dati personali per finalità di allontanamento dalla postazione di lavoro.
1.1.
A seguito delle notizie di stampa riportate da un quotidiano a
diffusione nazionale –secondo cui Sistemi Sospensioni S.p.A. (di
seguito, la società), presso il proprio stabilimento di Sulmona,
avrebbe adottato modalità organizzative dell’attività lavorativa che
prevedono la compilazione, da parte dei dipendenti, di appositi
“tagliandi” volti ad autorizzare gli allontanamenti temporanei dalla
postazione di lavoro, ivi compresi quelli per recarsi alle toilettes–,
questa Autorità ha provveduto ad avviare accertamenti presso la società
onde valutarne l’operato (limitatamente all’utilizzo dei predetti
tagliandi) alla luce della disciplina in materia di protezione dei dati
personali.
Le risultanze istruttorie hanno
preliminarmente evidenziato che la società, che produce sistemi di
sospensione per autoveicoli, opera secondo modalità organizzative che
prevedono l’articolazione dell’attività produttiva “su 3 turni
lavorativi” e “secondo la logica JIT (Just in Time) che prevede la
fornitura del prodotto finito ai clienti dello stabilimento con
frequenza predeterminata al fine di limitare eccessivi stock di
prodotto finito”.
Secondo quanto dichiarato dalla
società, “la logica di produzione JIT prevede un flusso produttivo
costante ed ininterrotto, al fine di assicurare al cliente una
fornitura di prodotti continua, determinata sulla base delle necessità
produttive del cliente stesso”, sì da non costringerlo a “doversi
dotare di eccessive scorte”. Ciò comporterebbe la necessità di
assicurare la tempestiva e costante “organizzazione dei cicli di
lavorazione, […]la sincronia delle linee produttive, [i]l corretto
calcolo dei tempi di lavorazione”, onde garantire “il raggiungimento
dei dovuti obiettivi di efficacia ed efficienza” da parte dello
stabilimento produttivo.
In questo contesto, la società
ha ritenuto opportuno che “l’allontanamento di qualsiasi addetto
dedicato direttamente o indirettamente al ciclo produttivo [fosse]
adeguatamente segnalato in modo tale che la produzione [potesse] essere
organizzata diversamente in quello stesso lasso di tempo ed
indipendentemente dalla brevità del medesimo”.
Le
modalità prescelte dalla società per il perseguimento di detto
obiettivo sono state individuate nell’utilizzo di appositi tagliandi
scritti da parte dei dipendenti.
1.2. Secondo quanto
dichiarato dalla società, l’utilizzo dei tagliandi all’interno dello
stabilimento risponderebbe a “ragioni di opportunità ed evidenza”,
costituendo il tagliando scritto “titolo valido per il lavoratore per
dimostrare che il proprio allontanamento è avvenuto nel rispetto delle
procedure aziendali, con la debita segnalazione al proprio capo […] e
nel rispetto dell’intero ciclo di produzione”. I dati ivi contenuti
(segnatamente riconducibili a: nome e cognome del dipendente; reparto
di appartenenza; data e ora di rilascio; luogo ove si reca il
dipendente; firma di convalida del responsabile), infatti,
consentirebbero di perseguire tale finalità e risulterebbero altresì
necessari per garantire “l’ottemperanza […] alla normativa vigente in
tema di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro”. Peraltro, secondo la
società, “la semplice richiesta ed informazione data in modo verbale
[…] potrebbe […] dare luogo a non attenta considerazione e valutazione
da parte del responsabile della linea produttiva” (cfr. nota del 15
gennaio 2010).
Inoltre, a dire della società, la
presentazione di un tagliando in forma scritta consentirebbe di
valutare se “la presenza di personale presso aree o edifici che sono
normalmente inibiti all’accesso generalizzato [ad esempio, la centrale
termica] [sia stato] debitamente autorizzato”. In quest’ottica,
l’indicazione del luogo ove si reca il lavoratore risponderebbe ad
esigenze di verifica della “corrispondenza di quanto dichiarato dal
lavoratore in sede di richiesta di permesso ed il comportamento
concreto” dallo stesso tenuto; ciò, anche in considerazione della
presenza di aree “ad accesso ristretto” (ad esempio, gli uffici
direzionali), come pure di aree accessibili subordinatamente alla
previa dotazione di dispositivi di protezione individuale.
Secondo
la società, peraltro, “le richieste per l’allontanamento temporaneo
sono [generalmente] effettuate affinché il dipendente possa recarsi
negli spogliatoi, presso gli uffici direzionali, allo sportello
informazioni […], all’ufficio che provvede alla vendita delle
autovetture per i dipendenti, ecc.”.
Infine, alla luce
delle dichiarazioni rese, i tagliandi “sono consegnati in unica copia
agli addetti e da questi gestiti e conservati durante l’utilizzo”, al
termine del quale gli stessi “se restituit[i] al capo UTE [Unità
Tecnologica Elementare] [vengono] eliminat[i]; altrimenti [rimangono]
in possesso [degli] interessat[i]”. In altri termini, la funzione
assolta dai tagliandi si esaurirebbe “nel momento [stesso] in cui gli
addetti ritornano presso la propria postazione di lavoro segnalandolo
al proprio responsabile diretto (capo UTE)”.
1.3. Tenuto
conto delle finalità perseguite, la società ha dichiarato di non aver
“interesse e necessità alla conservazione o registrazione” delle
informazioni contenute nei tagliandi “e per questo motivo non ha
previsto modalità di archiviazione” delle stesse.
Peraltro,
la stessa società ritiene di non trattare i dati personali contenuti
nei tagliandi medesimi, restando questi nella disponibilità degli
stessi interessati (ovvero dei responsabili delle singole unità, cui i
tagliandi verrebbero restituiti in vista della loro successiva
“eliminazione”); per tale ragione, la stessa ha ritenuto di non dover
procedere, limitatamente alle operazioni in esame, al rilascio di una
specifica informativa ai lavoratori, né all’adozione di particolari
misure di sicurezza.
Infine, per quanto riguarda il
novero dei “soggetti che concretamente hanno titolo a visionare i
tagliandi”, la società ha dichiarato di averli individuati ne: i
responsabili diretti degli addetti al ciclo produttivo, “formalmente
nominati incaricati del trattamento dei dati personali inerenti alle
attività […] cui sono preposti”; il personale addetto alla sorveglianza
e alla sicurezza operante per conto di una società esterna, designata
quale “responsabile esterno al trattamento dei dati”; il responsabile
dell’unità produttiva di Sulmona, nella sua veste di “responsabile del
trattamento dei dati con finalità legate alle esigenze di corretta
operatività dell’impianto produttivo”.
1.4. Rispetto, da
ultimo, all’utilizzo dei predetti tagliandi per la gestione degli
allontanamenti dalla postazione di lavoro dovuti all’espletamento delle
necessità “fisiologiche” da parte dei dipendenti, la società ha
precisato che “l’estensione […] dell’utilizzo dei permessi di
allontanamento temporaneo anche per le necessità personali non è stata
una direttiva aziendale”, rispondendo piuttosto ad una interpretazione
non corretta delle disposizioni impartite dalla direzione di
stabilimento; trattandosi di comportamento non rispettoso dello spirito
gestionale in vigore presso gli stabilimenti, la società ha dichiarato
di aver “provveduto a correggerlo”, richiamando i responsabili delle
singole unità “al corretto utilizzo dei permessi per l’allontanamento
dalla postazione di lavoro”.
2. Profili di illiceità del trattamento.
2.1.
La vicenda, come evidenziato, concerne il trattamento di dati personali
dei dipendenti correlato all’utilizzo di tagliandi scritti volti ad
autorizzare l’allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro.
La
società, al riguardo, ha valutato tale scelta confacente alle proprie
esigenze organizzative e produttive, ritenendola altresì rispettosa
della disciplina di protezione dei dati personali, attesa anche la
ritenuta riconducibilità (della titolarità) del trattamento
direttamente in capo agli interessati, ovvero ai responsabili delle
Unità tecniche elementari.
Sul punto, deve
preliminarmente rilevarsi che dalla documentazione acquisita e dalle
dichiarazioni rese dalla società non è stato possibile ricavare con
certezza l’esistenza di un autonomo potere decisionale -quanto alle
finalità e alle modalità del trattamento in questione (art. 4, comma 1,
lett. f), del Codice)- né in capo ai lavoratori, né in capo ai
responsabili delle predette unità tecniche, i quali, peraltro,
risultano essere stati designati dalla società quali incaricati del
trattamento ai sensi dell’art. 30 del Codice. Inoltre, non sono emersi
elementi atti a qualificare come titolare del trattamento la società di
sicurezza e di vigilanza addetta alle attività di controllo (tra
l’altro) del “legittimo” allontanamento temporaneo dei dipendenti dalla
propria postazione lavorativa, né il responsabile dell’unità produttiva
di Sulmona; infatti, dalla documentazione in atti entrambi risultano
essere stati designati quali responsabili (uno dei quali “esterno”) del
trattamento.
Pertanto, deve ritenersi che la titolarità
del trattamento debba essere ricondotta direttamente in capo a Sistemi
Sospensioni S.p.A., che tratta i dati personali contenuti nei tagliandi
compilati dai dipendenti per il tramite dei soggetti ritenuti
legittimati ad avere accesso a tali informazioni (principalmente
individuabili proprio nei menzionati responsabili, i quali –in quanto
chiamati, in sede di autorizzazione all’allontanamento, ad apporre la
“firma di convalida” sul tagliando presentato dai dipendenti– non
possono non venire a conoscenza delle informazioni ivi contenute, anche
nel caso in cui i tagliandi siano poi conservati direttamente dai
singoli interessati).
Sotto distinto profilo, poi, la
società ha dichiarato di operare in un contesto organizzativo e
produttivo che, in astratto, potrebbe giustificare l’adozione di misure
tali da garantire, in caso di allontanamento temporaneo dalla
postazione di lavoro, la tempestiva sostituzione del lavoratore
assentatosi e, di conseguenza, anche la continuità del ciclo
produttivo; però, nonostante tutto, le concrete modalità prescelte a
tale scopo dalla società non risultano soddisfare alcuni fondamentali
requisiti di conformità alla disciplina in materia di protezione dei
dati personali.
2.2. In primo luogo, vale rilevare che
l’acquisizione, a mezzo compilazione dei tagliandi scritti, di dati
personali relativi alle necessità “fisiologiche” dei lavoratori risulta
contraria all’art. 2 del Codice, il quale prevede che il trattamento
dei dati personali debba essere effettuato nel rispetto dei diritti,
delle libertà fondamentali e della dignità degli interessati; ciò,
soprattutto in considerazione del potenziale condizionamento (finanche
in termini di mortificazione personale) che tale trattamento può
ingenerare nei lavoratori in ordine alla propria libertà di movimento
per l’espletamento dei relativi bisogni fisiologici.
Peraltro,
va sottolineato che il menzionato comportamento (e, di riflesso, il
correlato trattamento) è stato già oggetto di censura da parte della
stessa società (che ne ha così riconosciuto, sia pure indirettamente,
la relativa illiceità), la quale ha dichiarato di essersi
immediatamente attivata per “correggere” l’interpretazione invalsa
presso lo stabilimento di Sulmona circa l’utilizzo dei tagliandi anche
per “finalità personali” dei dipendenti. Ne consegue che, stando alle
dichiarazioni rese, presso il menzionato stabilimento tale trattamento
non dovrebbe più avere luogo.
Pertanto, preso atto di
tali dichiarazioni (rese anche ai sensi e per gli effetti di cui
all’art. 168 del Codice), si deve ritenere che, limitatamente al
trattamento in esame, allo stato siano venute meno le ragioni per
formulare specifiche prescrizioni nei confronti di Sistemi Sospensioni
S.p.A.
Resta comunque impregiudicata la facoltà per gli
interessati di far valere innanzi all’autorità giudiziaria eventuali
profili di danno connessi a tale ipotesi di trattamento.
2.3.
Per quanto concerne, invece, l’utilizzo dei tagliandi per finalità
diverse da quelle personali, le risultanze documentali hanno
evidenziato che la società ha adottato tale modalità organizzativa per
perseguire, all’interno dello stabilimento interessato, legittime
esigenze legate alla tempestiva sostituzione (funzionale a garantire la
continuità dell’attività produttiva) del dipendente momentaneamente
assentatosi. Inoltre, a dire della società, l’impiego dei tagliandi
sarebbe anche volto a dare attuazione alla disciplina in materia di
“tutela e sicurezza sul lavoro”, in quanto preordinato a impedire o a
limitare l’accesso dei lavoratori alle aree ritenute “a rischio” (o,
comunque, ad accesso ristretto).
Anche in tale quadro,
però, il trattamento di dati personali dei lavoratori effettuato dalla
società per il tramite dei predetti tagliandi non risulta conforme alla
disciplina del Codice.
2.3.1. In primo luogo, alla luce
della documentazione in atti, non risulta provata l’impossibilità della
società di ricorrere a differenti modalità di comunicazione che, in
concreto, risultino meno lesive della libertà e della dignità dei
dipendenti (art. 2 del Codice); tale considerazione, peraltro, è
avvalorata dalla stessa genericità delle giustificazioni addotte dalla
società, la quale si è laconicamente limitata ad affermare che “la
semplice richiesta ed informazione data in modo verbale […] potrebbe
[…] dare luogo a non attenta considerazione e valutazione da parte del
responsabile della linea produttiva”, senza individuare rigorosi
elementi, strettamente rapportati alla specifica realtà produttiva,
volti a dimostrare l’effettiva indispensabilità di ricorrere a tali
modalità di comunicazione per garantire l’immediata sostituzione dei
dipendenti temporaneamente allontanatisi dalla propria postazione
lavorativa.
Peraltro, l’impiego di tagliandi scritti non
esclude che i terzi (in ipotesi, altri dipendenti, ma anche soggetti
estranei alla compagine aziendale) possano comunque venire a conoscenza
dei dati personali riferiti all’utilizzatore, e ciò soprattutto qualora
il tagliando, per qualsiasi ragione (ad es., smarrimento, furto, ecc.),
durante il periodo di allontanamento temporaneo venga a trovarsi al di
fuori della disponibilità dell’interessato.
Si tratta,
dunque, di una modalità organizzativa che non tiene in debita
considerazione neanche il principio di necessità stabilito dall’art. 3
del Codice, che impone la minimizzazione dei dati personali oggetto di
trattamento qualora la finalità possa essere ugualmente perseguita
mediante il ricorso a strumenti e misure di maggiore garanzia per gli
interessati (ad esempio, mediante la menzionata richiesta in forma
orale resa ai propri responsabili di unità dai dipendenti, di per sé
già tenuti ad operare secondo correttezza e buona fede ai sensi degli
artt. 1175 e 1375 c.c.).
2.3.2. Sotto distinto profilo,
alla luce dei principi posti dall’art. 11, comma 1, lett. b) e d) del
Codice (finalità, pertinenza e non eccedenza), non può essere condivisa
l’affermazione della società secondo cui il trattamento in questione si
renderebbe necessario anche per garantire la tutela e sicurezza sul
lavoro.
Infatti, ancorché la specifica disciplina di
settore imponga al datore di lavoro di adottare misure “appropriate”
affinché soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni e
specifico addestramento accedano a zone che li espongono ad un rischio
grave e specifico (art. 18, comma 1, lett. e), del d.lg. n. 81/2008),
l’impiego di tali tagliandi, oltre a non impedire in concreto tale
evenienza (risultando essi, pertanto, insuscettibili di essere
qualificati come misura “appropriata” ai sensi della normativa
vigente), è volto a perseguire una finalità assai specifica (accertare
le ragioni della temporanea assenza del dipendente dalla postazione di
lavoro), difficilmente compatibile con ulteriori operazioni di
trattamento (art. 11, comma 1, lett. b) del Codice.
Al
riguardo, paiono sicuramente più idonee ad assicurare le finalità di
legge in materia di tutela e sicurezza sul lavoro modalità
organizzative che, tenendo anche conto dei rischi specifici e delle
peculiari attività lavorative che si svolgono nelle aree c.d. “a
rischio”, consentano un reale “filtro” per l’accesso da parte di
soggetti non autorizzati (ad es.: personale di vigilanza addetto alla
verifica degli accessi; smart card in dotazione agli interessati; ecc.).
Infine,
il trattamento non risulta nemmeno proporzionato in relazione alle
richieste di allontanamento che la stessa società ha riferito essere
usualmente formulate dai dipendenti, le quali, per lo più, hanno ad
oggetto l’accesso agli spogliatoi, agli uffici direzionali, allo
sportello informazioni ed all’ufficio che provvede alla vendita delle
autovetture per i dipendenti.
Sulla base di tali
valutazioni, non si ravvisano allo stato i presupposti per ricondurre
il trattamento in esame nell’alveo dell’art. 11, comma 1, lett. d), del
Codice.
2.4. Alla luce delle considerazioni che
precedono, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1,
lett. d) del Codice, deve disporsi nei confronti di Sistemi Sospensioni
S.p.A. il divieto dell’ulteriore trattamento dei dati personali
contenuti nei tagliandi scritti consegnati dagli interessati per
finalità di allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro,
perché in contrasto con i principi posti dagli artt. 2, 3 e 11, comma
1, lett. b) e d) del Codice.
Inoltre, ai sensi degli
artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, quale
misura necessaria a tutela degli interessati, va prescritto alla
società di predisporre per i dipendenti nuove modalità di comunicazione
delle assenze temporanee dalla postazione lavorativa, tali da
assicurare l’effettiva salvaguardia della dignità e della riservatezza
dei lavoratori, fornendo al contempo a questa Autorità documentato
riscontro in ordine alle misure adottate.
TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE
a)
accertata l’illiceità del trattamento, ai sensi degli artt. 143, comma
1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d) del Codice, dispone nei confronti
di Sistemi Sospensioni S.p.A. il divieto dell’ulteriore trattamento dei
dati personali riferiti ai dipendenti, contenuti nei tagliandi scritti
consegnati dagli interessati per finalità di allontanamento temporaneo
dalla postazione di lavoro, perché in contrasto con i principi posti
dagli artt. 2, 3 e 11, comma 1, lett. b) e d) del Codice;
b)
ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c)
del Codice, quale misura necessaria a tutela degli interessati,
prescrive alla Sistemi Sospensioni S.p.A. di predisporre per i
dipendenti nuove modalità di comunicazione delle assenze temporanee
dalla postazione lavorativa;
c) prescrive a Sistemi
Sospensioni S.p.A. di dare documentato riscontro a questa Autorità,
entro e non oltre il 24 aprile 2010, delle misure adottate in
ottemperanza al presente provvedimento, fornendo ogni informazione
utile al riguardo.
Roma, 24 febbraio 2010
IL PRESIDENTE
Pizzetti
IL RELATORE
Fortunato
IL SEGRETARIO GENERALE REGGENTE
De Paoli
