PARERE AVENTE AD OGGETTO IL RILASCIO DELLE NUOVE AUTORIZZAZIONI DEL GARANTE DELLA PRIVACY PER I LIBERI PROFESSIONISTI
a cura della dott.ssa Giada Gasparini- Presidente Ass. Noi Consumatori Prov. Di Bologna
Secondo quanto statuito nel d.lgs. 196/03: codice in materia di dati personali, l’uso di dati giudiziari e di dati sensibili è consentito solo se autorizzato da espressa disposizione di legge o da provvedimento del Garante che specifichi le finalità, i tipi di dati trattati e le operazioni eseguibili.
Nella Gazzetta Ufficiale n. 196 del 24 Agosto 2007, in particolare nel S.O. 186, sono state pubblicate le nuove Autorizzazioni generali per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari, valide sino al 30 giugno 2008, al fine di consentire di trattare i dati indicati nelle Autorizzazioni senza dover necessariamente ottenere, ogni volta, un’ulteriore, specifica Autorizzazione.
E’ opportuno procedere ad una sintetica elencazione di ogni caso previsto dalle singole Autorizzazioni, necessaria ad individuare e comprendere ogni tipologia di dati che non necessita di ulteriori adempimenti.
Per una visione più analitica delle Autorizzazioni si rinvia comunque al sito del Garante: www.garanteprivacy.it.
Le Autorizzazioni prese in esame sono:
l’Autorizzazione n.1/2007: “Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nel rapporto di lavoro”;
l’Autorizzazione n.4/2007: “Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti”;
l’Autorizzazione n.7/2007: “Autorizzazione al trattamento dei dati a carattere giudiziario da parte di privati, enti pubblici economici e soggetti pubblici”
1) Autorizzazione n.1/2007: “Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nel rapporto di lavoro”
E’ applicabile alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, anche sociali, agli enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche o che conferiscono un incarico professionale a consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari o a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative, anche nella modalità di lavoro a progetto, o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione, anche sotto forma di prestazione di lavoro accessorio.
Dati oggetto del trattamento
Il trattamento può avere ad oggetto dati:
idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o l’adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico, la fruizione di permessi e festività religiose o servizi di mensa, la manifestazione dell’obiezione di coscienza;
idonei a rivelare le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere politico o sindacale, dati concernenti l’esercizio di funzioni pubbliche o incarichi politici, di attività od incarichi sindacali, ovvero l’organizzazione di pubbliche iniziative, nonché i dati di versamento delle quote di servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni politiche o sindacali;
idonei a rivelare lo stato di salute, i dati raccolti e ulteriormente trattati in riferimento ad invalidità, infermità, gravidanza, puerperio o allattamento, ad infortuni, ad esposizione di fattori di rischio, all’idoneità psico-fisica a svolgere determinate mansioni, all’appartenenza a determinate categorie protette, nonché i dati contenuti nella certificazione sanitaria attestante lo stato di malattia, anche professionale dell’interessato, o comunque relativi anche all’indicazione della malattia come specifica causa di assenza del lavoratore.
Finalità del trattamento
Il trattamento dei dati sensibili, per tali dati intendendo quelli sopra descritti, deve essere indispensabile per:
adempiere o esigere l’adempimento di specifichi obblighi o compiti previsti dalla normativa comunitaria o da leggi, regolamenti, contratti collettivi anche aziendali, ai fini dell’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, nonché ai fini dell’applicazione delle normative in materia di previdenza ed assistenza, in materia di igiene e sicurezza del lavoro, in materia fiscale, sindacale, di tutela della salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica
in conformità alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della contabilità o alla corresponsione di stipendi, assegni, premi,…;
perseguire finalità di salvaguardia della vita e dell’incolumità fisica dell’interessato o di un terzo;
far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione,, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi…;
esercitare il diritto di accesso ai documenti amministrativi;
adempiere agli obblighi derivanti da contratti di assicurazione;
garantire le pari opportunità;
perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni, organizzazioni, …
Modalità della raccolta
Fermi restando gli obblighi di informativa e, ove necessario, di consenso scritto, in conformità al Testo Unico sulla Privacy (d.lgs. 196/03) e fermo restando che i dati sensibili devono essere strettamente indispensabili in rapporto alle finalità suindicate, i dati possono essere raccolti presso l’interessato. La comunicazione deve avvenire direttamente a quest’ultimo in plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da parte di soggetti non autorizzati.
Conservazione
I dati possono essere conservati solo per il periodo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra. I dati che, a seguito di verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti non possono essere utilizzati.
Comunicazione e diffusione
I dati possono essere comunicati e, ove necessario, diffusi, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità, a soggetti pubblici o privati. Come previsto dall’art. 26 c.5 del d. lgs. 196/03, i dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono essere diffusi.
2) Autorizzazione n.4/2007: “Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti”
E’ applicabile ai liberi professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l’esercizio di un’attività professionale in forma individuale o associata, anche in conformità al d.lgs. 2 febbraio 2001 n. 96, o alle norme in attuazione dell’art. 24 c.2 della l.7 agosto 1997 n. 266, in tema di attività di assistenza e consulenza, nonché ai sostituti e agli ausiliari che collaborano con il libero professionista, ai praticanti e ai tirocinanti.
Finalità del trattamento
Il trattamento può essere effettuato ai soli fini dell’espletamento di uno degli incarichi che il libero professionista può esigere secondo il suo ordinamento professionale, in particolare:
per curare gli adempimenti in materia di lavoro, previdenza, assistenza sociale e fiscale…;
ai fini dello svolgimento da parte del difensore delle investigazioni difensive, anche a mezzo di sostituti e consulenti tecnici, o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, in sede amministrativa nonché nelle procedure di arbitrato e conciliazione…;
per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi.
Modalità della raccolta
I dati devono risultare strettamente indispensabili in rapporto all’incarico conferito dal cliente restando fermi gli obblighi di informativa e consenso scritto ove necessario.
Se i dati sono raccolti per l’esercizio di un diritto in sede giudiziaria o per indagini difensive il consenso scritto è necessario solo se i dati sono trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario al perseguimento di tali finalità.
Le informative devono permettere di comprendere se il titolare dei dati è un libero professionista o un’Associazione di professionisti ovvero se ricorre un’ipotesi di contitolarità tra più liberi professionisti o di esercizio in forma societaria.
Resta valida la facoltà di designare responsabili o incaricati i sostituti, gli ausiliari, i tirocinanti o i praticanti presso il libero professionista, analogamente per gli incaricati all’espletamento di compiti amministrativi.
Conservazione
I dati possono essere conservati solo per il periodo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra. I dati che, a seguito di verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti non possono essere utilizzati.
Comunicazione e diffusione
Possono essere comunicati e, ove necessario, diffusi a soggetti pubblici o privati nei limiti strettamente pertinenti all’espletamento dell’incarico e nel rispetto del segreto professionale.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere comunicati solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati.
I dati relativi allo stato di salute non possono essere diffusi.
2) Autorizzazione n.7/2007: “Autorizzazione al trattamento dei dati a carattere giudiziario da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici”
Un apposito titolo all’interno dell’Autorizzazione titolato “Liberi Professionisti” spiega: è rilasciata autorizzazione, anche senza richiesta, ai liberi professionisti anche associati tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l’esercizio di un’attività professionale in forma individuale o associata, anche in conformità al d.lgs. 2 febbraio 2001 n.96, o alle norme in attuazione dell’art.24 c.2 della l.7 agosto 1997 n.266, in tema di attività di assistenza e consulenza, nonché ai sostituti e agli ausiliari che collaborano con il libero professionista, ai praticanti e ai tirocinanti.
Dati trattati
I soli dati essenziali per le finalità per le quali è ammesso il trattamento che non possono essere adempiute attraverso il trattamento di dati anonimi o personali.
Modalità della raccolta
Deve essere effettuato con operazioni nonché con logiche e forme di organizzazione strettamente indispensabili in rapporto agli obblighi, compiti e finalità indicati.
Conservazione
I dati possono essere conservati solo per il periodo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra. I dati che, a seguito di verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti non possono essere utilizzati.
Comunicazione e diffusione
Possono essere comunicati e, ove necessario, diffusi a soggetti pubblici o privati nei limiti strettamente pertinenti all’espletamento dell’incarico e nel rispetto del segreto professionale.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere comunicati solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati.
I dati relativi allo stato di salute non possono essere diffusi.
Ex art. 4 d.lgs.196/03 è definito responsabile: “la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali”; sono incaricati: “le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile”
