Privacy ed invio cedolini paghe tramite posta elettronica
Nella Relazione 2008 del Garante della Privacy è riportato un’interessante passaggio sulla possibilità di inviare tramite posta elettronica i cosiddetti cedolini paghe ai dipendenti.
Il Garante si è espresso favorevolmente su tale ipotesi, a condizione però che il datore di lavoro adotti misure tali da “prevenire indebiti accessi da parte di terzi ai dati contenuti nel “cedolino elettronico” (strong authentication basata su certificati digitali)”.
Tuttavia il Garante ha aggiunto che, stante l’”obbligo di consegna” del cedolino al lavoratore da parte del datore di lavoro, è opportuno confrontarsi con la Direzione provinciale del lavoro competente, anche alla luce di un recente interpello al Ministero del Lavoro sull’argomento in oggetto, dove è previsto che possa venire utilizzata la posta elettronica, ma solo se trattasi di Posta Elettronica Certificata, così da avere la prova certa della consegna (interpello n° 1/2008 dell’ 11.02.2008).
Al riguardo, per dovere di completezza, si segnala che secondo alcuni studiosi il fatto che il Ministero del Lavoro nella conclusione del suddetto interpello acconsenta alla richiesta della CNA di “trasmettere il cedolino di paga come file allegato ad un apposito messaggio di posta elettronica, a condizione che venga inviato ad indirizzo di posta elettronica intestato al lavoratore provvisto di password personale” starebbe a significare che non è necessario l’utilizzo di PEC, ma basta un normale indirizzo di posta elettronica.
A parere di chi scrive tale interpretazione non è condivisibile, perché la conclusione sopra riportata va contestualizzata con le altre parti dell’interpello.
Concludendo, il datore di lavoro, avrà due strade per trasmettere elettronicamente i cedolini ai propri dipendenti:
1. pubblicare i cedolini su un sito securizzato, dove ogni dipendente (con proprio nome utente e password) potrà accedere e stamparsi il suo cedolino – in tal caso naturalmente andranno rispettate tutte le misure minime di sicurezza oltre che altre specifiche misure di sicurezza quali ad esempio l’utilizzo di un certificato SSL;
2. sottoporre alla competente Direzione provinciale del lavoro la possibilità di inviare i cedolini tramite PEC
