Prospetto paga: invio senza Pec da parte del consulente del lavoro

Per la trasmissione via e-mail del prospetto paga non c’è l’obbligo di utilizzare la Pec: è quanto emerge dalla risposta del Ministero del lavoro ad un interpello del 2 aprile 2010, n. 8.
Il Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro propone un interpello in tema di trasmissione telematica del prospetto di paga, e precisamente con riguardo alla modalità di trasmissione a mezzo posta elettronica, sia ordinaria che certificata, nel caso in cui sia curata dal professionista delegato o dalla società “madre” nei gruppi di impresa.

La PEC riguarda i soli rapporti con la Pubblica Amministrazione
La Direzione generale per l’attività ispettiva del Ministero si esprime in senso totalmente favorevole all’uso della posta elettronica quale strumento idoneo ad assolvere i dettami dell’art. 1, legge n. 4/1953, laddove impone al datore di lavoro di consegnare ai lavoratori dipendenti, contestualmente alla corresponsione della retribuzione, un prospetto di paga contenente gli elementi necessari a consentire al lavoratore la verifica immediata della corrispondenza tra le annotazioni riportate sul prospetto di paga e la retribuzione percepita. Tale obbligo può essere assolto dal datore di lavoro mediante l’inoltro del prospetto paga come file allegato ad un apposito messaggio di posta elettronica inviato all’indirizzo e-mail del lavoratore, sempre che il tutto sia gestito nel rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali. E’ inoltre necessario che allo stesso lavoratore siano messe a disposizione idonee tecnologie ed attrezzature informatiche per la ricezione e stampa del prospetto paga, posto che i costi relativi alla formazione e consegna del prospetto devono restare a carico dell’impresa. Quest’ultima precisazione era stata già data in passato dal Dicastero con la nota dell’11 febbraio 2008, n. 1 – Prot. 25/I/0002319, in risposta ad un interpello avanzato dalla Confederazione Nazionale dell’Artigianato e della Piccola e Media Impresa (CNA), in quell’occasione però facente riferimento in modo particolare all’uso della Posta Elettronica Certificata (PEC). Nella nota si sosteneva, infatti, che “l’azienda che utilizza il servizio di posta elettronica certificata seguendo le procedure previste dalle norme richiamate, nel rispetto delle regole in materia di protezione dei dati personali, potrà validamente assolvere agli obblighi di consegna del prospetto di paga anche per via telematica.” Le uniche limitazioni che venivano poste dal Ministero, si riferivano alla necessità di trasmettere il prospetto paga ad un indirizzo di posta elettronica intestato al lavoratore provvisto di password personale e all’esigenza di costituire idonea prova, nei confronti degli organi ispettivi di vigilanza, dell’effettiva trasmissione e ricezione; in sostanza all’obbligo di utilizzare il servizio di PEC.
Ora invece, con la Nota protocollo n. 25/I/0006206, viene superato il limite dell’indispensabilità della PEC, ritenendo possibile per i datori di lavoro privati l’invio del prospetto anche a mezzo posta elettronica non certificata, atteso che il D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale), richiamato nel parere del 2008, trova applicazione nei rapporti con la P.A. e non obbligatoriamente tra privati.

Ammessa la delega al consulente del lavoro o alla capogruppo
Il quesito posto dall’interpellante Consiglio Nazionale pone altresì la questione sulla possibilità, per il consulente del lavoro che assiste l’azienda, in luogo del datore di lavoro e su delega di quest’ultimo, di inviare il prospetto di paga con posta elettronica certificata direttamente al dipendente; analogamente, in caso di gruppi di impresa, se sia possibile l’invio con e-mail certificata, da parte della società “madre”, dei prospetti paga delle aziende facenti parte del gruppo.
Sul punto il Ministero ricorda che gli adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza sociale dei lavoratori dipendenti, possono essere svolti, ai sensi dell’art. 1, comma 1, della L. n. 12/1979, dal consulente del lavoro e dagli altri soggetti abilitati, su delega del datore di lavoro. La norma dunque non pone limitazioni alla delega datoriale in tema di adempimenti in materia di lavoro, sempre che ovviamente si tratti di un professionista che la legge n. 12/1979 ritenga meritevole di abilitazione. Di conseguenza, non è ravvisabile alcuna limitazione per il professionista abilitato ad adempiere alla consegna del prospetto di paga per conto del datore di lavoro. Inoltre, tenuto conto che il datore può effettuare la consegna del prospetto di paga anche a mezzo di posta elettronica, risulta del tutto plausibile consentire che detta consegna avvenga nelle medesime modalità anche da parte del consulente del lavoro delegato.
Sul punto, infine, il Ministero precisa che, ai sensi dell’art. 5 della L. n. 4/1953, la responsabilità per la mancata ricezione del prospetto paga da parte del proprio dipendente, permane in capo al datore di lavoro. La delega dell’adempimento infatti non consente –-salvo casi eccezionali in cui il Legislatore prevede specifiche sanzioni anche in capo al professionista delegato (ad es. in materia di Libro Unico del Lavoro) – lo spogliarsi delle relative responsabilità. In tal senso, la prova dell’avvenuta consegna del prospetto paga ricade sul datore di lavoro; prova che, in assenza di e-mail certificata, sarà evidentemente più difficile fornire.

Medesima soluzione interpretativa viene fornita, con riguardo all’ipotesi di gruppi societari in cui le società del gruppo delegano la capogruppo alla consegna del prospetto paga dei propri dipendenti.